IB Building es un ERP, basado en Microsoft Dynamics Business Central, que  aporta la especificidad suficiente para gestionar  todos los aspectos clave de los procesos de negocio de una empresa constructora, ya sea de Obra Civil o Edificación, ya sea contrata o promotora.

El proceso de gestión de la obra a través del IB Building 365  apareja:

– La confección de la oferta de venta: donde en base a la información suministrada de la ejecución material (presupuesto), se realiza el estudio del coste previsto y la configuración de los precios de contratación correspondientes para que la oferta sea aprobada.

– La fase previsoria o de preparación: donde, una vez adjudicada la obra, se elabora el plan de gestión en base a la planificación técnica, el control de las variaciones futuras del presupuesto, el asentamiento del coste objetivo y la gestión integral del plan de compras.

– La fase de ejecución: con la obra preparada, capturando el conjunto de costes reales con su conformación contable, así como el registro de la producción y de las certificaciones, produciendo mensualmente los informes de Información Económica de Obra.

Caracteristicas IB Building 365:

• En la fase de estudios, se captura (via FIEDBC3) el presupuesto en ejecución material, para realizar la configuración de precios de coste de sus unidades de obra por diversos métodos de estudio. Se calcula la oferta de venta, por medio del método de aplicación de coeficientes y baja o por medio de la aplicación del beneficio sobre el estudio del coste previsto para el presupuesto.
• En la fase previsoria, se configura el master de agrupaciones de coste y se asienta el coste objetivo en las unidades de obra. Se van registrando las variaciones futuras del presupuesto, fruto del análisis técnico realizado por el jefe de obra. La obra se planifica técnicamente y en base a la aplicación de periodos medios y porcentajes financieros y de estructura sobre dicha planificación, se calcula el plan de gestión de obra, que es la previsión de explotación de la obra, en términos de margen bruto y neto, dentro del corto-medio plazo. Se bloquea el plan de gestión (impide su modificación) y, paralelamente, se configura el plan de compras de la Obra. Se clasifican por familias de compra los descompuestos de las unidades, las propias unidades o cualquier producto de solicitud de aprovisionamiento, asignando proveedores homologados y lanzando sobre ellos ofertas de solicitud, generando los cuadros comparativos. Se adjudica, lo que conlleva la generación de los Pedidos (Normales y Abiertos) de la Obra. Los pedidos pueden ser tratados contractualmente (integración con Word) y deben ser confirmados, con el eventual control de firmas correspondiente.
• La fase de ejecución de la obra conlleva la captura de los costes reales (Actividad, albaranes, certificaciones de subcontratistas, dotación de indirectos, etc.) y los acopios en obra, con el ulterior proceso de salidas a coste. El registro de producción mensual y de las certificaciones, entendidos como canales independientes, cierran el ciclo de venta de la Obra. El procesamiento de facturas con conformación de albaranes y/o certificaciones de subcontratistas cierran el ciclo de compras de la obra.
• La fase de cierre mensual bloquea el registro transaccional en el período y produce la información sistematizada que compone el IEO, que resume el estado del presupuesto (Cartera), la explotación y financiación de la Obra, así como el seguimiento y cuadre analítico contable. Se puede solicitar una nueva replanificación de la Obra, lo que conlleva la proposición de un nuevo plan de gestión y el cálculo del nuevo coste en base al coste incurrido real más el coste pendiente según la producción ejecutada. Posteriormente se procede a su correspondiente revisión.

El área de Estudios  de IB Building 365 permite filtrar y analizar los proyectos técnicos de las futuras obras, así como realizar las ofertas de venta a la Propiedad a partir de la recepción de los presupuestos en ejecución material y el estudio del coste previsto.

IB Building 365  brinda la posibilidad de estudiar el coste por medio de distintos métodos de análisis: la ordenación de las unidades por método de percentiles y estudio de las de mayor peso económico, la descomposición del coste acudiendo a información de bases de datos propias o técnicas, o la confección dinámica de peticiones de oferta a proveedores y su envío electrónico. Posibilita alzar precios de forma global o por naturalezas de coste, o tras pasar a Excel la ejecución material a fin de introducir precios de coste de unidades de obra para su posterior importación desde IB Building ERP.

Estudiado el coste previsto, el sistema permite configurar la oferta partiendo de la ejecución material aplicando un margen sobre venta o coste. Para cualquiera de ambas posibilidades puede simular hasta 3 versiones de oferta, permitiendo confeccionar diversos estudios sobre el mismo presupuesto.

Si la oferta es pública, el sistema permite realizar la apertura de plicas, donde se consignan a los competidores, registrando sus ofertas, lo que permitirá analizar estadísticamente el comportamiento de la competencia. Una vez adjudicado el proyecto, se genera automáticamente la obra y la información manejada durante el estudio, la cual pasa a formar parte de dicha obra.

Características:

• Análisis de proyectos, por medio de cuestionarios de libre definición, para filtrar la conveniencia de proseguir con la oferta.
• Análisis de suficiencia en el control de clasificaciones de obra.
• Captura del presupuesto en ejecución material vía FIEDBC3 producidos por otros programas de mediciones y presupuestos.
• Confección de estudios del coste directo e indirecto por:
• Percentiles.
• Descompuestos de las unidades con BD propia o técnica.
• Precios alzados por naturalezas de coste.
• Traspaso, análisis en Excel e importación.
• Confección automática de solicitudes de compra. Envío electrónico.
• Aplicación de K de pasos.
• Generación del coste por peso histórico de los capítulos de obra.
• Doble método de elaboración de ofertas, con simulador de versiones:
• Método de proyecto: aplicación de coeficientes y baja.
• Método de coste: aplicación de margen sobre el coste previsto.
• Confección de hoja de cierre y proceso de adjudicación, con la gestión de apertura de plicas y estadística concursal.
• Proceso de adjudicación: generación de la obra con la información heredada del estudio.

El área  de Presupuestos y Planificación del ERP  permite gestionar el presupuesto en ejecución material (PEM) heredado de la fase de estudios o introducido en la fase de ejecución y sus variaciones futuras.

Las variaciones futuras provienen de mediciones y precios contradictorios y se tramitan por medio de expedientes que se someten a estados de aprobación hasta su asentamiento definitivo.

Sobre el PEM, el módulo permite asentar el coste objetivo, por medio de los reestudios de coste, con los mismos métodos de análisis del coste que en el módulo de Estudios. También ayuda a confeccionar el Master de Obra, permitiendo generar agrupaciones de unidades para la imputación del coste.

IB Building  traspasa a MS Project la información, a fin de obtener un planning de obra. Partiendo de éste, el sistema calcula el Plan de gestión, desglosando los importes de producción y coste aplicando períodos medios de tiempo para el cálculo de la periodificación de las certificaciones, cobros y pagos. También se calculan y aplican los intereses financieros y de estructura, conformando el margen neto de la obra.

Tanto el reestudio como el Plan de gestión se bloquean, permitiendo tantos reestudios y planes como replanificaciones se soliciten. La replanificación periódica recalcula la producción pendiente y el coste objetivo actual, en base al coste real incurrido más el previsto según el factor de ejecución de la producción pendiente.

Características:

• Las Variaciones Futuras del Presupuesto (VFP) tienen su origen en las diferencias de medición entre la real y la aprobada del PEM, así como en la inserción de nuevas partidas y capítulos de Obra. Las variaciones pueden corresponder a las diferencias de precios o nuevos precios (contradictorios). Dichas variaciones se tramitan por medio de expedientes, cuyo objetivo es que sean aprobadas por la propiedad, para lo cual se realiza un seguimiento a través de sucesivos estados de aprobación.
• El Master de Obra permite agrupar las unidades de obra en agrupaciones de coste para que la imputación se realice sobre la estructura elegida por el Jefe de Obra. Por debajo de la Obra, el Master será el segundo nivel dentro de su análisis.
• Para confeccionar el Planning de Obra se puede partir del PEM, de las agrupaciones de coste del Master o de estructuras de planificación, adjuntando opcionalmente las unidades de obra. La información seleccionada se exporta a MS Project, donde se planifica para importar nuevamente a IB Building.

El objetivo del Planning es calcular la cuenta de explotación para cada mes basada en la producción y el coste. Se aplican periodos medios de cobro y de pago calculando así el flujo de caja. También se calculan los intereses financieros y gastos de estructura, una vez aplicados sus coeficientes respectivos. Estos elementos constituyen el Plan de Gestión de la obra y sirven para conocer su explotación y financiación.

El Plan de Compras de IB Building 365   permite planificar los aprovisionamientos y su objetivo principal es realizar el proceso de adjudicación de la contratación, generando los pedidos o contratos con proveedores.

El origen de los aprovisionamientos puede provenir del cálculo de necesidades de los descompuestos del reestudio, de las unidades de obra contenidas en el presupuesto o de productos residentes en la base de datos.

La información de partidas o productos se agrupa por Familias de Compra, estableciéndose el nexo de unión con las cuentas contables a través de los grupos contables en ellas configurados. Por medio de las familias se configuran los gremios, para poder seleccionar los proveedores homologados para el proceso de adjudicación.

Seleccionados los proveedores, se confecciona, para cada familia de compra, la oferta o solicitud de compra individualizada, así como el cuadro comparativo de Obra, que es una vista panorámica de productos y partidas con sus alternativas de precios para cada proveedor.

La asignación de los precios y variantes se realiza sobre las columnas, procediendo a efectuar la adjudicación sobre el proveedor seleccionado.

Finalizado el proceso de adjudicación, donde los precios consignados en la columna del comparativo se llevan a precios de compra de los ítems del plan de compras, se procede a generar los pedidos o contratos.

Características:

• El cálculo de necesidades se puede realizar las veces que se quiera, previa asignación de las familias sobre los productos descompuestos del reestudio. Asimismo se podrán seleccionar productos individualizados desde la base de datos, constituyendo los ítems del plan.
• La selección de partidas se puede realizar de forma manual o por medio de la función de selección de partidas por capítulos. Los ítems generados heredan los grupos contables consignados en las familias de compra.
• La selección de proveedores se realiza sobre la premisa de su homologación y de que tengan asignado(s) en su ficha el(los) gremio(s) contenido(s) en la familia de compra.
• La generación de ofertas de compra es automática e individualizada para cada proveedor, pudiéndose seleccionar parcialmente los ítems del plan. Una vez generadas, se podrán imprimir en Word o enviar por fax o e-mail.
• La generación del comparativo es automática, y sobre él se introducirán los precios notificados por los proveedores. El proceso de adjudicación traslada a los ítems los precios introducidos en el comparativo, para acto seguido generar los pedidos.
• Los pedidos podrán ser privativos para la obra o de carácter abierto, y se podrán generar desde los ítems, general o parcialmente. Una vez confeccionados, se procederá a su firma (si está activada la gestión de avisos y firmas) por parte de los usuarios responsables, quedándose confirmados, es decir, bloqueados para que no puedan ser modificados. Los pedidos podrán tener una prolongación contractual por medio de su integración con plantillas Word, pudiéndose parametrizar su contenido por medio de campos a insertar y guardando a nivel de cada proveedor la información parametrizada.

Mensualmente se realiza el reflejo de la realidad de la obra en el ERP, a través de la captura de costes incurridos y de la introducción de la Producción, es decir, de las mediciones ejecutadas de las unidades de obra con fundada esperanza de cobro.El proceso de captura e introducción se realiza mensualmente. Se establece un cierre que permite analizar en el mes y a origen la situación de la obra.La confección de certificación se podrá basar en la producción correspondiente. Una vez aceptada, se procede a confeccionar la factura de venta y su introducción contable, todo ello de manera automática.De forma similar se procederá a conformar los costes incurridos con sus gastos correspondientes (facturas), con el correspondiente registro de contabilización.

El proceso de cierre podrá conllevar la generación automática y proposición de los asientos de cuadre con la contabilidad en aquellos conceptos donde se produzca un descuadre: como puede ser en fares, obra en curso o valoración de existencias, almacenamiento caótico, almacenaje automatizado o control desatendido de ubicaciones.

Características:

• El origen de los costes incurridos puede ser diverso:
• Albaranes de suministros procesados a coste o acopiados por las salidas de almacén.
• Valoradas de producción, procesadas contra pedidos y en base a la introducción de la producción. Certificaciones de subcontratistas.
• Partes de actividad de mano de obra o maquinaria, a coste estándar o real, en integración con la nómina.
• Facturas de compras cuya conformación con albaranes produzca diferencias reflejadas en el coste.
• Dotación progresiva de gastos indirectos proporcionales por método lineal o a porcentaje de producción ejecutada en el mes.
• Costes por Diario de Obra, regularización, reparto de estructura, etc.
• Costes por aprovisionamientos desde el almacén interno.
• Costes por registro de Diarios contables.
• Costes por liquidación y remate de obra.
• Registro de las producciones y certificaciones por porcentajes de capítulos, agrupaciones de coste o con desglose de medición.
• Procesos de anulación en facturas de venta y compra, albaranes de compra, producciones, certificaciones y certificaciones de subcontratistas.
• El proceso de cierre se estable a cuatro niveles reversibles:
• Cierre provisional: calcula importes de situación de obra.
• Cierre de Obra: se bloquea la obra para el período.
• Cierre contable: se producen asientos de cuadre con contabilidad.
• Cierre definitivo: se bloquea la obra para el periodo y se genera la solicitud de replanificación. Conlleva un nuevo reestudio, un nuevo plan de gestión y un nuevo Project.

El análisis de la situación de las obras se produce una vez realizado el proceso de cierre mensual de las mismas en el ERP. En ese momento se podrá analizar la situación en una síntesis general, a través de la Información Económica de Obra (IEO).

El IEO informa de la situación de cada obra en cuanto a su financiación y cuenta de explotación, reflejados cronológicamente por mes, año y a origen. Asimismo, se informa de la situación del presupuesto, VFP y cartera, así como del seguimiento del real-previsto (plan de gestión) y de las diversas replanificaciones realizadas sobre la misma.

El IEO informa también de forma agregada de la situación de todas las obras, clasificando los resultados por tipos y subtipos de obra, jefes de obra, etc.

El reporting general permite conocer la situación previsoria de cada reestudio y de la información real ejecutada de costes, producción y resultados, todo ello a nivel de Master (agrupaciones de coste), capítulos de obra, naturalezas de coste, actividades, familias y productos.

Las replanificaciones se generan en el momento del cierre definitivo de la obra y producen una nueva versión del Reestudio, del Project y del Plan de gestión, que serán nuevamente planificados y registrados. La replanificación calcula automáticamente el nuevo coste objetivo, teniendo en cuenta el ya incurrido y el nuevo previsto, según la producción pendiente de ejecutar.

Caracteristicas:

• Informe de Datos generales: precisa por meses la situación del presupuesto, nuevos contratos y variaciones futuras. Restando la producción a origen, calcula el importe de la cartera en firma y prevista.
• Informe de producción, certificación y cobro: refleja a mes, año y origen la producción en firme y en trámite, la producción certificada y sin certificar, la certificación sin cobrar, cobros realizados, retenciones y otros ingresos.
• Informe de producción, coste y resultado: también a mes, año y origen, los resultados de la producción y coste directo por naturalezas, composición del coste indirecto, margen de contribución y bruto. Calcula carga financiera y gastos de estructura, revelando el margen neto de la obra.
• Informe seguimiento de producción y coste: detalla producción a mes y origen, junto al contenido del coste directo e indirecto, de la carga financiera y gastos de estructura (reales y previstos) según el plan de gestión vigente. Calcula las desviaciones las desviaciones en el mes de la producción y del coste, según el plan de gestión inicial.
• Informe resumen total: describe según la planificación inicial, la última replanificación, los datos ejecutados a origen y los pendientes, los resultados de la producción y del coste directo por naturalezas, de la composición del coste indirecto, de margen de contribución y bruto. También calcula la carga financiera y los gastos de estructura, reflejando el margen neto de la obra.
• Informe resumen cuadre analítico-contable: reseña, a mes, año y origen, las diferencias habidas (obra en curso) entre producción y certificación, entradas y salidas de acopios, resumen de los fares por naturaleza, el dispuesto real entre cobros y pagos, y las diferencias de retenciones de clientes y proveedores.

Los Almacenes reguladores (Almacén Interno) de suministros para las Obras tienen sentido en la racionalización y optimización de los aprovisionamientos de determinados materiales (consumo, utillajes y pequeña maquinaria) que, de otro modo, se solicitarían sistemáticamente para cada Obra, sin considerar la disponibilidad de estos aprovisionamientos en los diversos Almacenes reguladores o en otras Obras productivas.

El almacén interno se considera como un almacén físico de control de existencias e inventarios, donde realizar el proceso de flujo de entradas y salidas de productos, y, al mismo tiempo, un centro de coste, donde controlar los ingresos y consumos con respecto a las obras de producción directa y compras realizadas.

Partiendo de la gestión de pedidos internos o solicitudes de aprovisionamiento de las Obras de producción, al propio Almacén, el personal genera los albaranes de coste para la Obra de producción  o de acopio en el almacén propio de la Obra, efectuándose automáticamente el correspondiente ingreso en el Almacén Interno.

También podremos producir el consumo en Obra e ingreso en el Almacén, alquilando el pequeño utillaje desde su salida hasta su devolución al Almacén, estableciendo un corte mensual para producir automáticamente el consumo a fin de mes. La gestión de los pedidos internos admiten devoluciones de material, por desecho o causas de inmovilización o deterioro.

El personal de Almacén Interno realiza el proceso de compra como si de una Obra de producción directa se tratara, es decir, puede activar el plan de compras, la gestión de pedidos, la imputación de albaranes y la conformación de facturas, produciéndose el coste correspondiente y el flujo de entradas en el Almacén.

Características:

• El módulo tiene prevista la parametrización de los productos de gestión del almacén interno marcándolos como productos inventariables, asignados a un filtro de familias, de subfamilias e incluso de productos determinado. Para el caso de los productos de utillaje o pequeña maquinaria para alquilar, además hay que marcarlos como de alquiler.
• El flujo de entradas en el almacén, se producen de forma convencional, como si de un almacén físico de productos de tratara. Desde el punto de vista del centro de coste, el registro de albaranes produce el consumo o coste correspondiente.
• El flujo de salidas se produce mediante la gestión de pedidos internos o de aprovisionamiento que a su vez, son regulados por albaranes de consumo en Obra o de acopio en su almacén. Estos movimientos de salida producen los ingresos correspondientes en su centro de coste. Los albaranes regulan a su vez, los movimientos de devolución de material.
• En el caso de que los productos consignados sean de alquiler, se produce la salida correspondiente del Almacén Interno y ubicación en el almacén de obra. De esta forma, se pueden localizar los productos de alquiler (utillaje y pequeña maquinaria) en qué Obras están ubicados. Se tiene previsto la devolución al Almacén Interno o incluso su desecho o deterioro.
• Los ingresos del centro de coste del Almacén Interno de los productos de alquiler se realizan por el método de arrendamiento por día de los mismos a las Obras, asignando si se requiere, una tarifa especial de precios. Asimismo, el movimiento de salida produce el consumo en las Obras por los días transcurridos desde su salida hasta su devolución, pudiéndose establecer un corte a fin de mes calculando el coste correspondiente.

Cash Flow o Previsiones financieras tiene por cometido conocer a modo previsional y de forma proyectada en el tiempo, todos aquellos elementos que inciden de forma directa o indirecta en el flujo de la tesorería futura. Es herramienta para usuario final, pudiéndose configurar tantos modelos de Cash Flow como se desee definiendo, dentro de  la configuración, líneas (filas) referidas a cobros, pagos, nóminas, Seg. Social e impuestos (IVA e IRPF). Las líneas de cobros y pagos se pueden basar en información financiera de Obras y Promoción (planes de gestión), en información de facturas, efectos contables (conformados o no conformados) o en anticipos y/o liquidaciones de Promoción. Asimismo, puede recoger información de Pedidos y Albaranes pendientes de los circuitos de Ventas y de Compras. Además de basarse en elementos consolidados en el sistema de información, también se pueden proyectar previsiones provisionales extracontables.

Estas previsiones provisionales pueden generarse por procesos automáticos, manualmente o traspasando la información contenida en Hojas Excel existentes, organizadas con arreglo a una tipología de formatos de filas y columnas predeterminada, que Cash Flow puede leer e integrar. Con cada modelo se realiza el recálculo, partiendo de la consolidación de los saldos bancarios a una fecha determinada, para extractar la información originaria de las líneas diseñadas, proyectando su información en columnas de cronovisión con arreglo a magnitudes de tiempo, pudiéndose registrar e historificar el cálculo realizado.

Atributos ERP:

• La información de las líneas de los modelos de Cash Flow  se configuran con arreglo a tipos de líneas (cobros, pagos, IVA, IRPF, SS, Otros y fórmula) y tipos de cálculo (Facturas, Efectos, Previsto PG, Previsto Otros..) y las líneas pueden se programadas con respecto a su salida impresa.
• Se pueden consignar con el tipo de cálculo Previsto-Otros, clases de previsión de cobro o de pago, cuyo detalle puede ser generado de forma automática o introducido de forma manual. Las citadas previsiones pueden ser generadas a su vez, con información residente en Hojas Excel.
• Para este caso, existen cuatro tipos de formato de organización de la información en Excel (lineal, paginada, combinada, por posición) desde los cuales se extracta la información, por medio de una configuración donde se relacionan las celdas y los campos de las previsiones y la fila de comienzo de lectura.
• Las previsiones basada en impuestos (IVA, IRPF..) se configuran con arreglo a la inserción de sus cuentas contables y la extractación de su información, se realiza con arreglo a períodos de tiempo y fechas de pago seleccionadas.
• Cada modelo de Cash Flow se explota con arreglo a la fecha de inicio, donde se calcula el saldo consolidado de los bancos y se proyecta los orígenes de la información de las líneas en el tiempo según sus fechas de registro o vencimiento. Se podrá crear un histórico con cada Cash Flow generado.
• La información puede ser filtrada con arreglo a criterios diversos (bancos, dimensiones globales, obras y promociones) y sobre todo a un criterio mutiempresa. Existe una seguridad adicional implícita a nivel de usuario.

La información del Cash Flow calculada y proyectada puede filtrarse con arreglo a un criterio multiempresa, de dimensiones, de obras, de promociones y de bancos.

Por último, la información calculada del Cash Flow, se puede obtener de forma impresa o trasladar su contenido, a Hojas Excel.